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【海外大学院出願用】推薦状の依頼方法と注意点

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海外の大学や大学院に出願する際、出願書類に推薦状が含まれている方は多いと思います。

出願書類の中でも、志望理由書が最も合否を左右すると言えますが、それらの信憑性を保つ上で、推薦状は重要な役割を果たします。

自己アピールは大事ですが、自分の言っていることが本当だと証明するためにも、他者に推薦状を書いてもらう必要があるということですね。

しかし、推薦状の準備の仕方には明確な手順がなく、どう準備を進めて良いかわからない方もいるのではないでしょうか?私自身も手探りで進めたため、失敗談も含めて推薦状をどう準備したかをご説明します。

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誰に依頼すべきか

 

推薦者の選定は非常に重要です。自分のことをよく知り、好意的に接してくださる目上の方(教授や上司)に依頼すべきです。というのも、推薦状には自分と推薦者の関係を書く必要がありますし、自分を嫌っている人にお願いするのは…明らかに名案ではないですよね。

お世話になっている教授や上司とは、日頃から良い関係を築きましょう。

 

基本的に推薦者の条件は募集要項に記載があります。私はacademic(学術的な)分野から1人、それ以外の分野から1人、推薦者を探し、推薦状を書いていただく必要がありました。最終的には、大学時代の指導教授と元上司に推薦状を書いていただいたのですが、そこに至るまで2つ悩んだことがありました。

推薦者の大学教授が退職していても問題ないか

基本的に問題ないです。私は出願先の大学に問い合わせたところ、「退職済みであることを推薦状に明記」すれば、問題ないと返答が返ってきました。ちなみに、教授が別の大学に移ってしまった場合も問題ありません。

ただし、中にはダメな場合もあるそうなので注意してください!たとえば、教授が退職と同時に大学のメールアドレスや、ヘッダー付きのレターを使えなくなった場合です。

推薦状のルールはいろいろ存在するので、出願先に問い合わせるのが確実。

推薦者の専門分野が、自分の専攻と異なっても大丈夫か

結果論ですが、私の場合は教授と専攻が違っても合格できました。「自分をよく知っているけれど、専攻が異なるゼミの指導教授」と「数回授業を取っただけの、専攻が同じ教授」のどちらに依頼するか悩み、前者に依頼しました。ただ、一般的には自分が専攻したい分野を、専門として研究しておられる教授に依頼するのがベストらしいです。

他にも、FAQに回答がないことは、大学に直接問い合わせてみてください!

推薦者に依頼するタイミングは

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推薦状が必要とわかった時点で推薦者に連絡すべきです。

推薦者の都合にも寄りますが、遅くとも1ヶ月前には依頼した方が良いです。もし英語が母語でない方に英語の推薦状を依頼する場合は、もっと準備に時間がかかるため、2ヶ月前でギリギリかもしれません。推薦者は研究や仕事で忙しい中、推薦状の準備にご協力してくれています。とにかく、まだ(例えば出願を迷っていて)依頼するかどうかわからない時点でも、「推薦状を依頼したいと考えています」ということは、あらかじめお伝えしておきましょう。

 

私は1ヶ月半前に依頼しましたが、遅すぎたと反省しています。私の場合、2月末までに推薦状が必要で、その修士プログラムに出願を考え始めたのは11月頃でした。しかし、まずはMotivation Letterを用意してから推薦者に連絡しようとしたため、実際に推薦状の依頼をしたのは1月に入ってからでした…。今から考えると、11月の時点で一度連絡し、Motivation Letterの内容を具体的に書けた時点で改めて詳細を連絡すべきだったと感じています。その方が推薦者もあらかじめスケジュールを立てやすかったはずなので。

 

幸い、はじめに連絡をした推薦者の方々が快く引き受けてくださり、短期間にも関わらずご協力いただけた結果、出願期限に間に合わせることができました。しかし、もし断られていたら、出願期限に間に合わなかったのでは…と、恐ろしい結果しか頭に浮かびません。断られた場合は他の推薦者を探すことになりますので、早め早めの行動を心がけてくださいね!

出願書類の中でも推薦状は、他の人のスケジュールも関わってくるため、早めに取りかかりましょう!

推薦者への依頼の仕方

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他のサイトで推薦状の依頼方法を調べたとき、「あらかじめ推薦状の内容は自分で準備し、サインだけ推薦者にいただく」といったことが書かれてありました。しかし、これは失礼な場合があるので、避けましょう。また、推薦者から「書いてから持ってくればサインする」と言われたとしても、極力避けてください。一部の大学ではこういった推薦状はバレたらアウト(推薦状と見なしてもらえない)になるそうです!

大まかなステップはこんな感じです↓
Step 1
まずは、推薦者になっていただけるかの確認
大学院への出願を考えていて、推薦状が必要になること、そしてその推薦状を書いていただきたいことをお伝えし、了承をいただいてください。この時に、出願時期などの概要を伝えられるようにしておきましょう。
Step 2
詳細は文面でお伝えしましょう。
・出願時期(いつまでに推薦状が必要か)
・出願する大学院の情報(どこで何を学びたいか)
・志望理由(何で学びたいと思ったか)
・募集要項で指定されていること
・特に書いていただきたい内容(アピールしてほしい点)
志望理由の作成途中なら、いつ頃までにお送りするかを伝えてください。
Step 3
そして、推薦者の方と相談しながら進めることが重要です。英語で推薦状を用意する必要がある場合、推薦者側で英訳まで行っていただけるのか、それとも日本語で書いていただいた文章を出願者が英訳するのかなど、推薦者に希望をうかがって、進めましょう。
推薦状の準備はわからないことが多いと思いますが、大学に問い合わせたり、教授や上司の方に相談したりしながら、早めに取りかかってください!

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